MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Pengertian dan peranan manajemen
Manajemen berasal
dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti
"seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen
belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
Mary Parker Follet,
misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Peranan manajemen
- Penanggung jawab
dan pengendali
- Melakukan SWOT
analisis
- Pengelola sumber
daya manusia dan sumber daya perusahaan
- Menjalin akses
dengan stakeholders
- Pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan
- Pengembangan
perusahaan
- Menyusun
strategi kelangsungan hidup
Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara
manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
- Figurehead / Pemimpin
Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin :
Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi
permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung :
Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur
informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi,
meliputi :
- Monitor / Pemantau :
Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau
peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
- Disseminator / Penyebar :
Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara
: Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil
Keputusan
Adalah peran dalam membuat
keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak
lain, meliputi ;
- Entrepreneur /
Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan
kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler /
Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap
persoalan yang timbul.
- Resource Allicator /
Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta
besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator :
Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja
atau perusahaan.
Sejarah Perkembangan Manajemen
diketahui bahwa ilmu manajemen
telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih
dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun
jika tidak ada seseorang tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu
yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan
bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian
tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.
Awal manajemen
Sebelum abad ke-20, terjadi dua
peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi
klasik, The Wealth of Nation.
Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh
organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian
pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Smith menyimpulkan bahwa pembagian
kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan meningkatnya keterampilan dan
kecekatan tiap-tiap pekerja, menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian
tugas, dan menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga
kerja.
Peristiwa penting kedua yang
memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris.
Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga
manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah
menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan
manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka
meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan
tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga
ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.
Era manajemen ilmiah
Taylor
mendeskripsikan manajemen ilmiah sebagai "penggunaan metode ilmiah untuk
menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan."
Perkembangan manajemen ilmiah juga
didorong oleh munculnya pemikiran baru dari Henry
Gantt dan keluarga Gilberth.
Henry Gantt. yang pernah bekerja bersama Taylor di Midvale Steel Compan,
menggagas ide bahwa seharusnya seorang mandor mampu memberi pendidikan kepada
karyawannya untuk bersifat rajin dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah
grafik untuk membantu manajemen yang disebut sebagai Gantt chart yang digunakan untuk merancang dan
mengontrol pekerjaan.
Era ini juga ditandai dengan
hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang seharusnya
dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang
baik.
Era manusia sosial
Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku dalam
pemikiran manajemen di akhir era manajemen sains. Mahzab perilaku tidak
mendapatkan pengakuan luas sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran
mahzab perilaku adalah serangkaian studi penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthrone.
Era moderen
Era moderen ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total di abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru
manajemen, yang paling terkenal di antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and
Joseph Juran (lahir 1904).
Ia menekankan pentingnya meningatkan kualitas dengan
mengajukan teori lima langkah reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas
dapat ditingkatkan, (1) biaya akan berkurang karena berkurangnya biaya
perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang lebih
baik atas waktu dan material; (2) produktivitas meningkat; (3) pangsa pasar
meningkat karena peningkatan kualitas dan penurunan harga; (4) profitabilitas
perusahaan peningkat sehingga dapat bertahan dalam bisnis; (5) jumlah pekerjaan
meningkat.
Fungsi manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang
akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan
oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi
manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama
Henry Fayol pada awal abad ke-20.] Ketika
itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir,
memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi
tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:
- Perencanaan
(planning) adalah memikirkan apa
yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk
menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi
tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan
dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan
untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak
dapat berjalan.
- Pengorganisasian
(organizing) dilakukan dengan tujuan
membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan
orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus
dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan
mana keputusan harus diambil.
- Pengarahan
(directing) adalah suatu tindakan
untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran
sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
Proses Manajemen
Proses
manajemen adalah
daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang
dilaksanakan di dalam manajemen secara umum,
yaitu:
·
proses perencanaan
·
proses pengorganisasian
·
proses pelaksanaan
·
proses pengendalian
atau serangkaian dan
kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka
merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi dan mengawasi. Sehingga
dalam melakukan tindak manajemen akan dilalui tahapan dan proses tersebut.
Ciri-Ciri
Manajer Profesional
- Seorang manager yang profesional selalu bekerja
keras untuk memenangkan rasa hormat dari bawahannya. Dia percaya bahwa dia
harus bekerja lebih keras daripada bawahannya karena dia seorang manager yang
harus selalu memberi contoh baik.
- menghargai anak buahnya secara sejajar, dan mencoba
untuk memahami mereka sebagai individu. Dia berkomunikasi secara terbuka
sesering mungkin dengan mereka. Dia juga berkomunikasi secara terbuka dengan
atasannnya karena dia sadar bahwa interaksi ini akan banyak menolong dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik.
- menyadari bahwa hubungan dengan bawahannya harus
dalam bentuk hubungan yang memuaskan bagi kedua belah pihak dalam hal
pekerjaan. Maka biasanya dia bertindak tenang, masuk akal dan tidak emosional
- Seorang manager yang profesional memotifasi anak
buahnya. Dia merasa bahagia bila bawahannya berhasil.
- Seorang manager profesional mendelegasikan pekerjaan
dengan tepat agar supaya tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai secara
objektif dan seefisien mungkin. Dia akan mengambil tanggung jawab bisa dia membuat
kesalahan-kesalahan, mengakui kesalahan-kesalahan tersebut serta meminta maaf
dengan tulus kepada bawahannya.
- menghargai hasil
pekerjaan bawahannya.
Keterampilan
Manajemen Yang Dibutuhkan
Robert L. Katz pada
tahun 1970-an mengemukakan
bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga
keterampilan tersebut adalah:
a.
Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk
membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta
konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan
untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi
suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu,
keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
b.
Berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan
berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut
juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu
diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi
yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai
dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan
berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun
bawah.
c.
Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang
lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan
suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki
mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua
keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
a.
Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk
menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh
kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort
digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam
per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah
$800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap
menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu
saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu
yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
b.
Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik
dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager).
Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang
manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat
diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap
alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik.
Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih
serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Organisasi
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana
orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana,
terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin,metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang
digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Bentuk-bentuk
organisasi :
1. Organisasi politik
2. Organisasi sosial
3. Organisasi mahasiswa
4. Organisasi olahraga
5. Organisasi sekolah
6. Organisasi negara
7. Organisasi pemuda
Prinsip-prinsip organisasi :
Berkaitan
dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan
beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
§ Perumusan
Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam
pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang
akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
§ Pembagian
kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan
pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak
terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu
tujuan.
§ Delegasi
kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat
pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit
kerja.
§ Rentang
kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu
kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan,
sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan
tersebut.
§ Tingkat
pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub
(unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun
bawahan akan tercipta.
§ Kesatuan
perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas
maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan
tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
§ Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi.
Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan
demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
Kerampilan
manajemen yang dibutuhkan
Kemampuan untuk mengartikan masalah dan
menentukan cara terbaik dalam mencari
solusinya. Seorang manajer harus memiliki kemampuan dalam menentukan keputusan yang telah dipikirkan baik-baik,
karena menentukan keputusan adalah hal yang paling utama bagi seorang manajer. Dan
manajer juga harus dapat melaksanakan alternatif
yang telah ia pilih pastinya, juga dengan mengawasi dan mengevaluasi agar
kedepannya semakin baik dan benar.
Sebab
keberhasilan dan kegagalan organisasi
Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti
berhubungan dengan para anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada
kerjasama yang baik antar para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan
karna adanya faktor internal dipengorganisasian tersebut yang bersifat negatif.
Sumber
: